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Diez sencillos pasos para compartir Word Doc con otros y colaborar

El semestre pasado, tuve este proyecto que necesitaba hacer junto con algunos amigos míos y sabes como cualquier otro proyecto …

Debía escribirse en Microsoft Word.

Pero aquí está lo gracioso:

Como necesitábamos trabajar juntos, todos decidimos tomar una parte específica de ese trabajo para enfocarnos, que de esa manera podemos hacerlo más rápido.

Pero ninguno de nosotros sabía sobre el hecho de que podíamos comparte nuestros documentos que todos escribimos en Microsoft Word (ya que estábamos demasiado acostumbrados a escribir nuestro propio artículo)

entonces, ¿qué hicimos?

Seguimos enviando spam a nuestro grupo de WhatsApp con ediciones de cada uno de nuestros documentos hasta que nosotros mismos ni siquiera pudimos decirle a nuestros propios documentos que hemos editado.

Comparte Word Doc con otros

Fue hilarante. (y me tomó como una noche entera sin dormir terminar todo).

Pero debo decir que fue una experiencia productiva: aprender a compartir y colaborar en un documento de Word con otros de la manera correcta.

Porque es posible que nunca sepa cuándo realmente lo necesitará, y en los momentos más improbables, ya sea que sea un estudiante, un maestro, un gerente o un director ejecutivo, tanto usted como yo, es Es esencial que comprendamos y practiquemos completamente cómo compartir un documento y colaborar en él con los miembros de nuestro equipo de manera eficiente. (y enviar spam al grupo de Slack o WhatsApp no ​​es de ninguna manera la manera de hacer nuestro trabajo).

Le mostraré con esta guía sobre cómo compartir Word Doc con otros y colaborar. 🙂

Que vas a necesitar

• una cuenta de Microsoft OneDrive

Nota

Para compartir o colaborar en un documento de Word, necesitará guardar sus documentos en la nube.

Creando tu propia nube

Ahora la nube no es algo que se deba temer.

De hecho, es relativamente sencillo. 🙂

Paso 1: Así que primero crea tu Cuenta de OneDrive dentro de su cuenta de Microsoft. (es el boleto a tu nube)

Paso 2: Una vez que haya creado y configurado su cuenta de OneDrive, asegúrese de iniciar sesión en su cuenta de Microsoft dentro de su Word.

Bien. Hagamos el resto de esta mierda.

Cómo compartir Word Doc con otros y colaborar: 10 pasos

Paso 1: ¿Terminaste de configurar tu OneDrive con tu Word? ¡Excelente! Ahora sigue adelante y toca Compartir que está en la esquina superior derecha.

Comparte Word Doc con otros

Nota

Antes de compartir su documento, asegúrese de activar Cambio de camino (está debajo de tu revisión pestaña en la parte superior) para que pueda realizar un seguimiento de todos los cambios que se realizan en el documento. (Te diré por qué lo vas a necesitar más tarde)

Comparte Word Doc con otros

Paso 2: Ahora verá un panel a su derecha en la pantalla. Toque en Guardar en la nube, esto guardará su documento en la nube.

Comparte Word Doc con otros

Paso 3: ¿Terminaste de guardar en tu nube? Bien. Ahora verás un Guardar como pantalla, solo asegúrese de que su documento esté realmente configurado para guardar en OneDrive (su nube) y asigne un nombre a su documento y guárdelo.

Comparte Word Doc con otros

Etapa 4: ¡Acabas de subir tu documento a tu nube! Impresionante trabajo. Ahora compartamos su documento con sus amigos. Para hacer eso, regresa a tu Compartir ventana. Aquí es donde puede invitar a las personas a las que desea unirse. Todo lo que tiene que hacer es agregar el correo electrónico de sus amigos y si tienen permiso para editar o ver el documento (también puede agregar un mensaje).

Comparte Word Doc con otros

Paso 5: Ahora, para sus amigos en el extremo receptor, recibirán un correo electrónico con un enlace a su documento. Cuando hagan clic en su enlace, podrán editar su documento.

Comparte Word Doc con otros

Nota

Lo mejor de esto es que no necesitan tener una cuenta de Word o OneDrive (pero sí necesitan una cuenta de Microsoft). Podrán abrir el documento en su propio navegador y el documento se guardará automáticamente. Si desea ver lo que ven en ese navegador, puede tocar Editar en el navegador. 🙂

Paso 6: Así que como un trabajo en grupo en la vida real, unámonos todos y veamos cómo les va a cada uno de tus amigos. Así que toca Editar en el navegador.

Comparte Word Doc con otros

Paso 7: A continuación, verá un mensaje que dice que sus amigos están editando y si desea ver automáticamente qué cambios están haciendo. Grifo si.

Comparte Word Doc con otros

Nota

Para que pueda ver realmente los cambios que sus amigos han realizado cada vez, necesitará Salvar el documento cada vez también.

Paso 8: Puede comprobar si hay alguna actualización que hayan realizado sus amigos dirigiéndose a su Archivo y luego verá un mensaje en su Info pestaña si hay Actualizaciones de documentos disponibles.

Comparte Word Doc con otros

Paso 9: Bien. Siguiente toque en Salvar su documento y verá un encabezado verde que dice que hay actualizaciones disponibles en su documento por sus amigos.

Comparte Word Doc con otros

Paso 10: ¡Ya casi estás ahí! Ahora todo lo que tienes que hacer es tocar Okay y puedes revisar todas las actualizaciones que están en ese color turquesa de tus amigos.

Comparte Word Doc con otros

Nota

Nuevamente, como dije anteriormente, si desea ver nuevas actualizaciones entrantes, necesitará tocar Salvar cada vez también.

Paso 11: Ahora recuerda cuando te encendiste Cambio de camino en Paso 1? Sí, aquí es donde entra en juego. Cada vez que tus amigos editan algo, ves las ediciones en turquesa, ¿verdad? Pero no puede saber si han eliminado alguna parte del documento. Cuando habilitas Cambio de camino puede saber si eliminaron alguna parte del documento. Por eso es importante que habilite Cambio de camino en su documento. Para ver lo que sus amigos han eliminado del documento, toque esa línea roja con forma de barra.

Comparte Word Doc con otrosMe gusta esto. 🙂

Eso es todo, solo dale algunas rondas de práctica y ¡lo harás genial! 🙂

Comparta esta guía con su familia y, por supuesto, con sus amigos porque aprender a compartir y colaborar en un documento de Word es como aprender a nadar. Nunca sabrá cuándo realmente lo necesitará, especialmente cuando se dé cuenta de cuánto confiamos ambos en Word en estos días para todo. 🙂

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